El certificado de últimas voluntades: Guía completa y práctica

Tras más de quince años asesorando en procesos sucesorios, puedo afirmar con certeza que el certificado de últimas voluntades es uno de los documentos más importantes y, paradójicamente, más desconocidos en el ámbito de las herencias. Es sorprendente cómo este pequeño documento puede suponer la diferencia entre un proceso sucesorio fluido o un auténtico laberinto burocrático.

En mi experiencia, muchas familias llegan al despacho tras el fallecimiento de un ser querido sin saber si existe testamento o no. «Mi padre me dijo que había hecho testamento, pero no sabemos ante qué notario», es una frase que he escuchado decenas de veces. Es en estos momentos cuando explico la importancia del certificado de últimas voluntades y cómo este documento nos permitirá averiguar si realmente existe ese testamento y dónde encontrarlo.

En este artículo te explicaré todo lo que necesitas saber sobre el certificado de últimas voluntades: qué es, para qué sirve, cómo solicitarlo y qué hacer en función de la información que nos proporcione. Un conocimiento que, te aseguro, te resultará de gran valor cuando debas enfrentarte a trámites sucesorios.

¿Qué es exactamente el certificado de últimas voluntades?

El certificado de últimas voluntades es un documento oficial expedido por el Ministerio de Justicia que acredita si una persona fallecida otorgó o no testamento y, en caso afirmativo, indica ante qué notario lo hizo y en qué fecha. Lejos de ser un simple papel, este certificado es la llave que abre la puerta a todo el proceso sucesorio.

La función principal de este documento es proporcionar seguridad jurídica al proceso hereditario. Imagina que estás tramitando una herencia basándote en un testamento que encontraste entre los papeles del fallecido, pero resulta que después de ese testamento, la persona otorgó otro diferente. Sin el certificado de últimas voluntades, podrías estar siguiendo disposiciones que ya no son válidas, lo que podría derivar en graves problemas legales posteriormente.

En España, el certificado de últimas voluntades es obligatorio para cualquier trámite sucesorio, ya sea para aceptar una herencia, renunciar a ella o incluso para demostrar que no hay testamento y proceder con una declaración de herederos abintestato. De hecho, en 2023 se realizaron casi 480.000 actos relacionados con herencias en nuestro país, y en todos ellos fue necesario contar con este certificado.

Origen y marco legal del certificado

El certificado de últimas voluntades surge en el marco del derecho sucesorio español, regulado principalmente por el Código Civil. Su existencia responde a la necesidad de centralizar la información sobre testamentos otorgados en toda España y garantizar así la seguridad jurídica en la transmisión hereditaria.

El Registro de Actos de Última Voluntad, encargado de emitir estos certificados, depende directamente del Ministerio de Justicia y funciona como un registro centralizado donde todos los notarios de España están obligados a comunicar los testamentos que se otorgan ante ellos. Este sistema permite que, independientemente de dónde se haya otorgado el testamento dentro del territorio nacional, quede constancia en un único registro consultable tras el fallecimiento.

Diferencia entre testamento y certificado de últimas voluntades

Una confusión muy habitual, que he podido comprobar en numerosas consultas, es creer que el certificado de últimas voluntades y el testamento son lo mismo. Nada más lejos de la realidad, aunque ambos documentos están estrechamente relacionados.

El testamento es el documento donde una persona expresa su voluntad sobre el destino de sus bienes y derechos tras su fallecimiento. Puede incluir designación de herederos, legados específicos, nombramiento de albaceas y tutores, entre otras disposiciones. Es un documento privado que solo se hace público tras el fallecimiento del testador.

Por su parte, el certificado de últimas voluntades no contiene el contenido del testamento ni revela las disposiciones realizadas por el fallecido. Su única función es informar sobre la existencia o no de testamento y, en caso afirmativo, indicar ante qué notario se otorgó. Es, en cierto modo, un documento que nos guía hacia el testamento, pero no nos revela su contenido.

En un caso real que atendí hace algunos años, una familia estaba convencida de que el certificado de últimas voluntades les diría directamente quiénes eran los herederos. Su sorpresa fue mayúscula cuando descubrieron que, tras obtener el certificado, todavía tenían que acudir a la notaría para solicitar una copia autorizada del testamento y conocer así su contenido.

¿Quién puede solicitar el certificado de últimas voluntades?

A diferencia de lo que muchos creen, el certificado de últimas voluntades puede ser solicitado por cualquier persona, sin necesidad de acreditar relación con el fallecido o interés legítimo. Esto es algo que siempre sorprende a mis clientes, acostumbrados a otros trámites donde se exigen numerosos requisitos y acreditaciones.

Sin embargo, es importante distinguir: aunque cualquiera puede solicitar el certificado, solo las personas con interés legítimo (principalmente herederos y legatarios) podrán posteriormente solicitar una copia del testamento al notario correspondiente. Esta apertura en la solicitud del certificado pero restricción en el acceso al testamento busca un equilibrio entre transparencia y privacidad.

En mi práctica profesional, he comprobado cómo esta posibilidad de solicitud universal facilita enormemente los trámites iniciales tras un fallecimiento, especialmente cuando los posibles herederos no están seguros de su condición hasta conocer el contenido del testamento.

Plazo para solicitar el certificado

Un aspecto crucial que siempre remarco a mis clientes es el plazo mínimo que hay que esperar para poder solicitar el certificado: 15 días hábiles desde el fallecimiento. Este plazo no es arbitrario, sino que responde a la necesidad de dar tiempo a los notarios para comunicar al Registro Central los últimos testamentos que pudiera haber otorgado la persona fallecida.

He visto cómo algunas familias, con la mejor intención de agilizar trámites, acuden al día siguiente del fallecimiento a solicitar el certificado, encontrándose con la imposibilidad de hacerlo. La espera de estos 15 días, aunque pueda parecer larga en momentos emocionalmente difíciles, es fundamental para garantizar que el certificado refleje la información más actualizada posible.

Procedimiento para solicitar el certificado de últimas voluntades

El proceso de solicitud del certificado de últimas voluntades está bastante estandarizado, aunque ofrece diferentes canales para adaptarse a las preferencias y posibilidades de cada persona. Basándome en mi experiencia acompañando a numerosos clientes en este trámite, te explicaré cada paso con detalle.

Documentación necesaria

Para solicitar el certificado se requiere:

• Modelo 790: Es el formulario oficial para la solicitud. Puede descargarse de la web del Ministerio de Justicia o recogerse presencialmente en las oficinas habilitadas.
• Certificado literal de defunción: Debe ser el certificado literal, no el extracto. Se obtiene en el Registro Civil donde se inscribió la defunción.
• DNI del solicitante: O documento identificativo equivalente en caso de extranjeros.

Un consejo práctico que siempre doy: lleva siempre el DNI del fallecido o al menos conoce su número. Aunque no es oficialmente obligatorio, en ocasiones los funcionarios lo solicitan para evitar confusiones con personas con nombres similares.

Canales de solicitud

Existen tres vías principales para solicitar el certificado:

Presencial

Acudiendo a cualquiera de estas oficinas:

• Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia
• Oficina Central de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia
• Registros Civiles
• Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno

He comprobado que la solicitud presencial suele ser la opción preferida por personas mayores o quienes no están familiarizados con los trámites telemáticos. En estos casos, siempre recomiendo informarse de los horarios de atención y documentos necesarios antes de acudir.

Por correo postal

Enviando la documentación requerida a la Oficina Central de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia. Esta vía, aunque menos utilizada, sigue siendo útil para quienes viven lejos de las oficinas habilitadas.

Telemática

A través de la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia. Esta opción requiere certificado digital, DNI electrónico o sistema Cl@ve. En mi experiencia, es la vía más rápida y cómoda, especialmente para quienes están familiarizados con los trámites online.

Pago de tasas

La tasa para la expedición del certificado es de 3,78 euros (tarifa de 2024). El pago puede realizarse:

• En entidades bancarias colaboradoras (si se opta por la vía presencial o postal)
• Online mediante tarjeta de crédito/débito o cargo en cuenta (para solicitudes telemáticas)

Un dato importante que siempre destaco: esta tasa es por cada fallecido. Si necesitas certificados de varias personas fallecidas, deberás pagar una tasa por cada una de ellas. He visto casos donde se confunde este punto y se paga una única tasa para solicitar varios certificados, lo que acaba retrasando todo el proceso.

Plazos de emisión

Una vez realizada la solicitud correctamente, los plazos aproximados de emisión son:

• Solicitud telemática: 5 días hábiles
• Solicitud presencial o postal: Entre 8 y 10 días hábiles

Sin embargo, en mi experiencia estos plazos pueden variar según la carga de trabajo del Registro en cada momento. He observado que tras periodos vacacionales o a principios de año (coincidiendo con la liquidación de impuestos sucesorios) suele haber más demora en la emisión.

¿Qué información contiene exactamente el certificado?

El certificado de últimas voluntades es un documento bastante sencillo pero tremendamente valioso. Los datos que incluye son:

• Datos identificativos del fallecido (nombre completo y DNI)
• Fecha y lugar de defunción
• Si otorgó o no testamento
• En caso afirmativo: fecha de otorgamiento, notaría y localidad
• En algunos casos, también información sobre seguros con cobertura de fallecimiento

Es importante destacar que el certificado no recoge el contenido del testamento ni identifica a los herederos. Simplemente nos indica si existe testamento y nos guía hacia la notaría donde podemos solicitar una copia.

Recuerdo el caso de un cliente que, al obtener el certificado y ver que efectivamente su padre había otorgado testamento, me preguntó sorprendido: «¿Y ahora qué? ¿No pone quiénes somos los herederos?». Es una confusión habitual pensar que el certificado ya nos dirá el contenido de las últimas voluntades, cuando en realidad solo es la puerta de entrada al proceso sucesorio.

El caso especial de múltiples testamentos

Algo que siempre llama la atención a mis clientes es descubrir que una persona ha otorgado varios testamentos a lo largo de su vida. El certificado de últimas voluntades recoge todos los testamentos que constan en el Registro, pero lo importante es saber que solo el último testamento es válido, salvo casos excepcionales.

En mi práctica profesional he visto certificados que reflejan hasta siete u ocho testamentos diferentes de una misma persona. Esto, lejos de ser un problema, es algo bastante habitual, ya que muchas personas modifican sus disposiciones testamentarias a lo largo de su vida adaptándolas a sus circunstancias familiares o patrimoniales.

¿Qué hacer según lo que indique el certificado?

Una vez obtenido el certificado de últimas voluntades, se abren diferentes escenarios que determinarán los siguientes pasos en el proceso sucesorio.

Si el certificado indica que existe testamento

En este caso, el procedimiento a seguir es:

• Acudir a la notaría indicada en el certificado con:
  • El propio certificado de últimas voluntades
  • Certificado literal de defunción
  • DNI del solicitante y del fallecido
  • Documentación que acredite la condición de heredero o legatario (opcional pero recomendable)
• Solicitar una copia autorizada del testamento. Es importante saber que solo podrán obtenerla:
  • Los herederos y legatarios mencionados en el testamento
  • Personas con interés legítimo acreditado
  • Albaceas nombrados en el testamento

Un consejo práctico basado en mi experiencia: antes de acudir a la notaría, llama para confirmar si necesitan documentación adicional o si tienen horario específico para estos trámites. Esto te ahorrará viajes innecesarios.

Si el certificado indica que no existe testamento

En este caso, será necesario iniciar un procedimiento de declaración de herederos abintestato:

• Para cónyuges, ascendientes, descendientes o hermanos: se tramita ante notario.
• Para familiares más lejanos o en ausencia de familiares: se tramita judicialmente.

Este procedimiento determinará quiénes son los herederos según las normas de sucesión intestada previstas en el Código Civil o en la legislación foral correspondiente, dependiendo de la vecindad civil del fallecido.

En mi práctica profesional, he comprobado cómo muchas personas desconocen completamente este procedimiento y se sorprenden al descubrir que, sin testamento, la ley establece un orden de sucesión que no siempre coincide con lo que el fallecido hubiera deseado. Por ejemplo, recuerdo el caso de una pareja que había convivido durante décadas sin casarse y sin hijos, donde al fallecer uno de ellos sin testamento, los herederos resultaron ser sus hermanos y sobrinos, quedando la pareja completamente desprotegida.

El certificado y los seguros de vida

Uno de los aspectos menos conocidos del certificado de últimas voluntades es su relación con los seguros de vida. Desde hace unos años, el certificado también puede incluir información sobre si el fallecido tenía contratados seguros con cobertura de fallecimiento.

Esto es particularmente útil en casos donde los familiares desconocen si existían estos seguros. En mi experiencia, no es raro encontrar familias que descubren, gracias al certificado, la existencia de pólizas de seguro que desconocían completamente.

Sin embargo, debo hacer una importante puntualización: no todos los seguros aparecen en el certificado, sino solo aquellos que están registrados en el Registro de Contratos de Seguros con Cobertura de Fallecimiento. Muchas aseguradoras no comunican sus pólizas a este registro, por lo que la ausencia de información en el certificado no garantiza que no existan seguros contratados.

Errores comunes y cómo evitarlos

A lo largo de mis años de práctica profesional, he identificado algunos errores frecuentes en relación con el certificado de últimas voluntades. Compartirlos puede ayudarte a evitar retrasos y complicaciones innecesarias.

No respetar el plazo mínimo de 15 días tras el fallecimiento

Como ya mencioné, es imprescindible esperar al menos 15 días hábiles tras el fallecimiento para solicitar el certificado. Intentarlo antes solo generará una respuesta negativa y la necesidad de volver a iniciar el trámite más adelante.

Confundir el certificado simple con el certificado literal de defunción

Para solicitar el certificado de últimas voluntades se necesita el certificado literal de defunción, no el extracto o certificado simple que a veces se entrega inicialmente. Este error puede retrasar todo el proceso.

Pensar que el certificado ya indica quiénes son los herederos

Como he explicado, el certificado solo informa sobre la existencia o no de testamento, pero no sobre su contenido. Esta confusión puede generar falsas expectativas y retrasar la planificación adecuada de los siguientes pasos.

Solicitar el certificado antes de tener toda la documentación necesaria

Es frecuente acudir a realizar este trámite sin haber completado el modelo 790 o sin haber pagado las tasas correspondientes. Mi recomendación es preparar toda la documentación previamente para evitar viajes innecesarios.

No verificar la información del certificado

Siempre recomiendo revisar cuidadosamente que los datos personales del fallecido sean correctos. He visto casos donde pequeños errores en el nombre o fecha de nacimiento han generado dudas sobre la validez del certificado.

El futuro del certificado de últimas voluntades

El procedimiento de solicitud del certificado de últimas voluntades ha ido evolucionando en los últimos años, especialmente con la implementación de la vía telemática que ha agilizado enormemente el proceso. Sin embargo, aún hay margen de mejora.

En mi opinión, pronto veremos una mayor integración entre diferentes registros públicos y una mayor automatización del proceso. Ya hay propuestas para que, tras inscribir una defunción en el Registro Civil, se genere automáticamente una petición de certificado de últimas voluntades sin necesidad de que los familiares lo soliciten expresamente, lo que agilizaría todo el proceso sucesorio.

También es previsible que se amplíe la información contenida en el certificado, especialmente en lo relativo a los seguros de vida, donde todavía queda camino por recorrer para conseguir una información completa y fiable.

Preguntas frecuentes sobre el certificado de últimas voluntades

¿Puedo solicitar el certificado de últimas voluntades de una persona que aún vive?

No, el certificado solo puede solicitarse tras el fallecimiento de una persona. Esto responde a la naturaleza privada del testamento, que solo debe hacerse público tras la muerte del testador. En vida, cada persona puede solicitar información sobre sus propios testamentos directamente en las notarías donde los haya otorgado, pero no existe un certificado oficial análogo al de últimas voluntades para personas vivas.

¿El certificado de últimas voluntades tiene fecha de caducidad?

Formalmente, el certificado no tiene una fecha de caducidad establecida. Sin embargo, en la práctica, muchos notarios y entidades suelen exigir que no tenga más de tres o seis meses de antigüedad para aceptarlo en trámites sucesorios. Por tanto, mi recomendación es utilizarlo dentro de los tres meses siguientes a su emisión para evitar que nos soliciten uno actualizado.

¿Qué ocurre si el certificado indica varios testamentos?

Si el certificado refleja varios testamentos, solo el último será válido (salvo casos excepcionales de testamentos especiales o mancomunados en algunas legislaciones forales). Los testamentos anteriores quedan automáticamente revocados por el posterior. Deberás solicitar copia autorizada del último testamento mencionado en el certificado.

¿El certificado es válido para testamentos otorgados en el extranjero?

No, el certificado de últimas voluntades español solo recoge información sobre testamentos otorgados ante notario español o consular español en el extranjero. Si existe la posibilidad de que el fallecido haya otorgado testamento en otro país, deberías investigar en el registro correspondiente de ese país, si existe.

¿Qué pasa si encuentro un testamento ológrafo (manuscrito) después de obtener el certificado?

El testamento ológrafo (escrito de puño y letra por el testador) no figura en el Registro de Actos de Última Voluntad hasta que no es protocolizado tras el fallecimiento. Si encuentras un testamento ológrafo después de obtener el certificado, deberás iniciar un procedimiento de protocolización ante el juzgado correspondiente. Si este testamento es posterior al que figura en el certificado, prevalecerá sobre aquel una vez protocolizado correctamente.

¿Puede el certificado contener errores?

Sí, aunque es poco frecuente. Los errores más habituales son de transcripción en nombres o fechas. Si detectas algún error, puedes solicitar su rectificación en la misma oficina donde lo solicitaste, aportando la documentación que acredite el error.

¿Es necesario solicitar un nuevo certificado si ha pasado mucho tiempo desde el fallecimiento?

No es obligatorio legalmente, pero en la práctica, si han pasado varios años desde el fallecimiento y no se han iniciado los trámites sucesorios, es recomendable solicitar un nuevo certificado. Esto es especialmente importante en casos donde podría haber aparecido un testamento ológrafo protocolizado posteriormente o para verificar que no ha habido modificaciones en el registro.

Tras analizar en profundidad qué es el certificado de últimas voluntades, su función, cómo solicitarlo y qué hacer en cada caso, queda claro que, pese a su aparente sencillez, este documento es una pieza fundamental en el engranaje sucesorio español.

En mi experiencia asesorando a familias en momentos tan delicados como es el fallecimiento de un ser querido, he comprobado cómo el conocimiento previo sobre este certificado y su función puede ahorrar tiempo, evitar confusiones y facilitar enormemente todo el proceso. Por ello, considero fundamental que las personas entiendan qué es este documento y cómo proceder con él, incluso antes de enfrentarse a una situación de duelo.

Si estás involucrado en un proceso sucesorio o simplemente quieres estar preparado para cuando llegue el momento, mi consejo es que no subestimes la importancia de este pequeño documento. Con la información que te he proporcionado, estarás en mejores condiciones para afrontar estos trámites con conocimiento y seguridad, lo que sin duda hará que todo el proceso sea menos estresante en momentos que ya de por sí son emocionalmente complicados.

Y recuerda, ante cualquier duda específica sobre tu caso particular, siempre es recomendable consultar con un profesional especializado que pueda orientarte teniendo en cuenta todas las circunstancias concretas de tu situación.