Registro de jornada laboral: todo lo que necesitas saber para cumplir con la normativa

El registro de jornada laboral es una obligación que ha generado numerosas dudas entre trabajadores y empresarios. Desde su implantación obligatoria, ha habido cambios significativos en la manera en que las empresas gestionan los horarios de sus empleados. Pero, ¿qué implica realmente esta normativa? ¿Cómo debe aplicarse? ¿Cuáles son las consecuencias de su incumplimiento?

Si eres empresario o trabajador, este artículo te proporcionará toda la información necesaria para comprender a fondo el registro de jornada, aclarando cualquier duda que puedas tener y ayudándote a evitar problemas legales. Vamos a analizar todo lo que necesitas saber.

¿Qué es el registro de jornada laboral y por qué es obligatorio?

El registro de jornada laboral es el mecanismo mediante el cual las empresas deben llevar un control horario de la jornada de sus trabajadores. Esto implica anotar la hora de entrada y salida de cada empleado, asegurando así que se cumple con la normativa laboral vigente en relación con la jornada de trabajo y las horas extraordinarias.

Este sistema se hizo obligatorio con el Real Decreto-ley 8/2019, que entró en vigor en mayo de ese año. Su objetivo principal es evitar abusos en los horarios de trabajo y garantizar que los empleados reciban la compensación correspondiente por las horas trabajadas. Antes de esta norma, la falta de control sobre el tiempo laboral permitía que, en muchos casos, se realizaran horas extras no remuneradas o que se incumplieran los descansos establecidos por ley.

¿A quién afecta la obligación del registro de jornada?

Uno de los aspectos más relevantes de esta normativa es que afecta a todas las empresas, sin importar su tamaño o sector. Todas están obligadas a llevar un registro horario de sus trabajadores, sin excepción. Sin embargo, es importante hacer algunas matizaciones:

• Trabajadores por cuenta ajena: El registro de jornada es obligatorio para todos los empleados contratados bajo el régimen general. Esto incluye tanto a trabajadores a jornada completa como a jornada parcial.

• Trabajadores con horario flexible: Aunque la empresa ofrezca flexibilidad horaria, sigue siendo obligatorio llevar un control del inicio y fin de la jornada.

• Autónomos y directivos: No están obligados a registrar su jornada, salvo en casos en los que trabajen bajo una relación laboral dependiente o cuando se les apliquen convenios colectivos específicos.

• Teletrabajo y trabajo híbrido: La obligación de registrar la jornada también se extiende a aquellos empleados que trabajan desde casa o bajo un modelo híbrido. En estos casos, las empresas deben asegurarse de que el sistema de registro sea accesible y fiable.

En definitiva, si eres empleador, no puedes ignorar esta normativa, ya que su incumplimiento puede acarrear sanciones importantes.

¿Cómo se debe realizar el registro de jornada?

La normativa no impone un método específico para llevar el registro de jornada, lo que permite a las empresas cierta flexibilidad en su aplicación. Sin embargo, sí exige que el sistema utilizado sea fiable, objetivo y no manipulable. Entre los métodos más comunes encontramos:

Registro en papel

Algunas empresas optan por hojas de firma donde los empleados anotan manualmente su hora de entrada y salida. Sin embargo, este sistema presenta problemas, ya que es más fácil de manipular y dificulta la verificación de los datos en caso de inspección.

Software de registro

Cada vez más empresas utilizan herramientas digitales para registrar la jornada laboral. Existen aplicaciones y programas que permiten fichar desde dispositivos móviles o desde el ordenador, ofreciendo mayor seguridad y facilitando el acceso a la información.

Sistemas biométricos

Algunas compañías han optado por sistemas de control biométrico, como lectores de huellas dactilares o reconocimiento facial. Son altamente fiables y evitan fraudes, pero pueden generar dudas en cuanto a la protección de datos personales.

Registro mediante correo electrónico o aplicaciones de gestión

En algunos casos, los trabajadores pueden enviar correos electrónicos cuando inician y terminan su jornada o utilizar herramientas internas de gestión del tiempo.

Independientemente del sistema elegido, es fundamental que el registro sea accesible y que se conserve durante al menos cuatro años, ya que puede ser requerido por la Inspección de Trabajo.

¿Qué sanciones existen por no llevar un registro de jornada?

El incumplimiento del registro de jornada no es un asunto menor. Las empresas que no lo implementen correctamente se exponen a multas que pueden oscilar entre los 751 y los 7.500 euros, dependiendo de la gravedad de la infracción.

Los principales motivos por los que una empresa puede ser sancionada son:

• No llevar ningún tipo de registro de jornada.
• Tener un sistema de registro incompleto o manipulado.
• No conservar los registros durante el tiempo obligatorio.
• No facilitar los registros a la Inspección de Trabajo cuando sean solicitados.

En caso de que un trabajador reclame el pago de horas extras no registradas, la empresa tendrá la carga de la prueba. Si no dispone de registros adecuados, se presume que el trabajador tiene razón, lo que puede derivar en indemnizaciones y pagos atrasados.

Beneficios del registro de jornada para trabajadores y empresas

Más allá de la obligación legal, el registro de jornada puede traer ventajas tanto para empleados como para empleadores. Algunos de los beneficios más destacados son:

Para los trabajadores:

• Evita abusos: Garantiza que las empresas respeten los límites de la jornada laboral.
• Pago justo de horas extras: Facilita la prueba de que se han realizado horas adicionales.
• Mejora la conciliación laboral y personal: Permite una gestión más equitativa del tiempo de trabajo.

Para las empresas:

• Mayor organización: Ayuda a gestionar mejor los horarios y turnos de los empleados.
• Evita sanciones: Cumplir con la normativa reduce el riesgo de multas y litigios laborales.
• Mejora el ambiente laboral: Un sistema de control transparente genera confianza y equidad entre los trabajadores.

El registro de jornada laboral no es solo una obligación legal, sino una herramienta clave para asegurar condiciones de trabajo justas. Tanto empresas como trabajadores deben conocer sus derechos y obligaciones para evitar sanciones y garantizar un entorno laboral más equitativo.

Si tienes una empresa y aún no has implementado un sistema adecuado de registro horario, no esperes más. La normativa es clara y su incumplimiento puede salir muy caro. Y si eres trabajador, recuerda que tienes derecho a un control horario transparente que garantice el respeto de tu jornada laboral.

El conocimiento es la mejor defensa frente a posibles conflictos laborales. Asegúrate de estar bien informado y, si tienes dudas, consulta con un experto en derecho laboral para recibir asesoramiento personalizado.

Estadísticas relevantes

• Aumento de las sanciones por incumplimiento: En 2024, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social impuso sanciones por un total de 20,2 millones de euros a empresas que incumplieron la normativa sobre jornada y registro horario, lo que representa un incremento del 9% respecto al año anterior.

• Horas extra no remuneradas: A pesar de la obligatoriedad del registro de jornada desde 2019, el problema de las horas extra no pagadas persiste. Cinco años después de su implementación, las horas extraordinarias impagadas se han reducido apenas un 1,5%, afectando al 47% de los trabajadores que realizan horas extra sin recibir compensación. ​

• Multas por infracciones graves: Las infracciones graves relacionadas con el incumplimiento del registro horario pueden acarrear multas que oscilan entre 751 y 7.500 euros por trabajador afectado, según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). ​

• Reducción de la jornada laboral: El Gobierno ha propuesto reducir la jornada laboral ordinaria de 40 a 37,5 horas semanales, medida que beneficiaría a más de 12 millones de trabajadores del sector privado, con el objetivo de mejorar la productividad y reducir el absentismo. ​

• Obligatoriedad del registro digital: Se prevé que la nueva normativa exija a todas las empresas la implementación de un sistema de fichaje digital que garantice un control preciso de la jornada laboral, registrando la hora exacta de inicio y fin de la jornada, así como cualquier pausa o interrupción. Estos registros deberán conservarse durante al menos cuatro años y estar disponibles para inspecciones laborales.

Preguntas frecuentes sobre el registro de jornada laboral

¿Cuándo es obligatorio el registro de jornada?

El registro de jornada laboral es obligatorio para todas las empresas desde el 12 de mayo de 2019, independientemente de su tamaño o sector. La normativa exige que se registre diariamente la hora de entrada y salida de cada trabajador con el fin de garantizar el cumplimiento de la jornada laboral y evitar fraudes en el pago de horas extras.

¿Cuándo entra en vigor el registro digital de jornada?

Actualmente, la ley no impone un sistema específico para el registro de jornada, por lo que las empresas pueden optar por formatos manuales o digitales. Sin embargo, se espera que en los próximos años se haga obligatorio el uso de registros digitales para mejorar la precisión y evitar manipulaciones. Esta medida está siendo estudiada dentro de las reformas laborales para 2025.

¿Cómo llevas un registro de tus horas de trabajo?

Los empleados deben registrar su jornada laboral a través de los sistemas implementados por su empresa. Esto puede hacerse mediante aplicaciones móviles, tarjetas de fichaje, sistemas biométricos, correos electrónicos o incluso registros en papel. Lo importante es que el método sea fiable, accesible y no manipulable.

¿Cuántos años hay que guardar los registros de jornada laboral?

La ley establece que los registros de jornada deben conservarse durante al menos cuatro años. Durante este tiempo, deben estar disponibles para su consulta por parte de la Inspección de Trabajo, la Seguridad Social y los propios empleados en caso de requerirlo.

¿Qué pasa si no registro mi jornada laboral?

Si un trabajador no registra su jornada por olvido o error, debe notificarlo a su empresa cuanto antes. Sin embargo, si la empresa no lleva un registro adecuado, puede enfrentarse a multas de hasta 7.500 euros por incumplimiento de la normativa. Además, en caso de conflicto laboral, la falta de registros favorece al trabajador en cualquier reclamación de horas extras.

¿Cómo se almacenan los datos de la jornada laboral?

Los datos del registro de jornada pueden almacenarse en formatos digitales o físicos, siempre que se garantice su seguridad y accesibilidad. Muchas empresas optan por sistemas en la nube o software especializado, ya que facilitan la consulta y minimizan los riesgos de pérdida o manipulación.

¿Deben los trabajadores fichar los descansos y pausas?

No es obligatorio registrar los descansos dentro de la jornada laboral, salvo que el convenio de la empresa así lo exija. Sin embargo, en algunos sectores, como la hostelería o la seguridad, sí puede requerirse un control detallado de las pausas.

¿Los autónomos deben llevar un registro de jornada?

No. La normativa solo aplica a trabajadores por cuenta ajena. Los autónomos no tienen la obligación de fichar su jornada, salvo que trabajen bajo una relación de dependencia en la que se les considere «falsos autónomos», en cuyo caso podrían ser inspeccionados.

¿Puede una empresa modificar los registros de jornada?

No. La empresa no puede alterar ni manipular los registros de jornada de los trabajadores. Cualquier cambio debe justificarse y ser documentado de manera transparente. La manipulación de estos registros puede ser considerada una infracción grave y dar lugar a sanciones importantes.

¿Qué tipos de empresas están exentas del registro de jornada?

Todas las empresas están obligadas a llevar el registro horario, pero hay excepciones en algunos casos particulares, como altos directivos y cargos de confianza. Sin embargo, estos casos deben estar bien documentados y justificados para evitar sanciones por incumplimiento de la normativa.