Acta para cambiar al presidente de la comunidad

Para qué sirve el acta de cambio de presidente

El cambio de presidente debe documentarse en el acta de la junta que adopta el acuerdo. No basta con que el anterior presidente entregue las llaves o anuncie que deja el cargo. El acta permite acreditar quién representa a la comunidad, cómo se produjo el nombramiento y desde cuándo debe organizarse el relevo.

Es un documento importante para bancos, proveedores, propietarios y procedimientos judiciales. El presidente representa legalmente a la comunidad en juicio y fuera de él, pero esa representación no le permite sustituir todas las decisiones reservadas a la junta. Un nombramiento bien documentado facilita la continuidad de la gestión y la comprobación de las facultades necesarias para cada actuación.

Esta guía y el modelo se refieren a comunidades sujetas a la Ley de Propiedad Horizontal estatal, o LPH. Hay que revisar también el título constitutivo y los estatutos. En Cataluña existen reglas propias del Código Civil catalán, incluidos plazos distintos para autorizar y enviar el acta; no debe utilizarse el modelo estatal sin adaptarlo a ese régimen.

La función del acta es recoger lo que ocurrió y se acordó. Una buena redacción no corrige por sí sola una convocatoria defectuosa, una mayoría insuficiente o la designación de una persona que no puede ocupar el cargo. Del mismo modo, un error formal no permite afirmar automáticamente que cualquier actuación posterior carece de validez.

Cuándo cambiar al presidente y quién puede ocupar el cargo

Según el artículo 13.7 de la LPH, los cargos se nombran por un año, salvo que los estatutos dispongan otra duración. Al finalizar el período se puede renovar o cambiar el nombramiento. El fin del año no obliga a elegir siempre a una persona distinta si la comunidad acuerda válidamente la renovación y respeta sus reglas.

La junta también puede remover al presidente antes del vencimiento, mediante acuerdo en sesión extraordinaria. Debe figurar el asunto en la convocatoria y documentarse la decisión. El artículo 13.7 no exige una condena previa ni limita la remoción a una lista cerrada de faltas graves. Si se pretende reclamar daños o responsabilidades, esa cuestión necesita su propia justificación.

El presidente se nombra entre los propietarios mediante elección o, subsidiariamente, turno rotatorio o sorteo. No se convierte en elegible un vecino por el mero hecho de residir en el inmueble: un inquilino o un administrador externo que no sea propietario no puede asumir la presidencia por esa sola condición.

La dimisión no debe tratarse como una desvinculación automática sin resolver la sustitución. Ante una vacante o imposibilidad, comprueba si existe vicepresidente y cómo corresponde organizar el relevo conforme al artículo 13.4. Si se pide la exoneración judicial, debe seguirse su procedimiento específico, explicado más adelante.

Cómo convocar la junta para el relevo

La junta se reúne al menos una vez al año para aprobar presupuestos y cuentas. También puede reunirse cuando lo considere conveniente el presidente o lo pida la cuarta parte de los propietarios, o un número de ellos que represente al menos el 25 % de las cuotas. Son dos vías alternativas; no es necesario reunir simultáneamente ambos porcentajes.

La convocatoria corresponde al presidente y, en su defecto, a los promotores de la reunión. Si el presidente se niega a convocar, hay que documentar la petición y comprobar los requisitos de los promotores, sin suponer que cualquier propietario puede convocar por sí solo. Convocar la junta tampoco convierte automáticamente al promotor en presidente.

Incluye expresamente en el orden del día el cese, cuando proceda, y el nombramiento del nuevo presidente. No dejes una decisión de este alcance oculta bajo «ruegos y preguntas». Indica autor de la convocatoria, lugar, fecha y hora de primera y segunda convocatoria, además de la información sobre deudas y privación de voto exigida por el artículo 16.

La junta ordinaria anual debe citarse con al menos seis días de antelación. Para una extraordinaria, la ley exige la antelación posible para que todos los interesados puedan conocerla. La segunda convocatoria puede celebrarse el mismo día, transcurrida al menos media hora desde la primera, cuando así se haya previsto. La junta universal sin convocatoria requiere que concurran todos los propietarios y que decidan reunirse.

Qué mayoría hace falta: cuenta propietarios y cuotas

Para la constitución en primera convocatoria, el artículo 16 exige mayoría de propietarios que representen mayoría de cuotas. La segunda convocatoria no está sujeta a ese quórum. Eso no significa que cualquier propuesta resulte aprobada: la mayoría para adoptar el acuerdo es una comprobación diferente.

En la elección ordinaria se aplica la regla general del artículo 17.7: en primera convocatoria, mayoría del total de propietarios que represente mayoría de cuotas; en segunda, mayoría de asistentes que represente más de la mitad de las cuotas de los presentes. Deben comprobarse también los estatutos y cualquier circunstancia que altere el supuesto. Una modificación estatutaria no debe camuflarse como un simple nombramiento.

No basta con escribir que ganó el candidato «más votado». Puede obtener más apoyos que los demás y no alcanzar la mayoría exigida. Registra votos, cuotas y abstenciones; si se comparan varias candidaturas, identifica el resultado de cada propuesta y cómo se adoptó finalmente el acuerdo.

La representación voluntaria se acredita mediante escrito firmado por el propietario. Quien no esté al corriente de las deudas vencidas puede participar en la deliberación, pero pierde el voto si concurren las condiciones del artículo 15.2, salvo impugnación judicial o consignación judicial o notarial de la deuda. Su persona y cuota se excluyen del cómputo de las mayorías en los términos de ese artículo. Refleja esa situación en el acta, sin confundir asistencia con derecho de voto.

Datos que debe contener el acta

El artículo 19.2 establece el contenido mínimo. Además de identificar la comunidad, hay que permitir reconstruir quién convocó, quién asistió, qué se sometió a decisión y con qué resultado. El acta no necesita reproducir literalmente todas las intervenciones, pero tampoco puede limitarse a anunciar un nombre sin explicar el acuerdo.

Deja constancia de quién ejerció la presidencia y la secretaría de la reunión, y separa esas funciones de las personas nombradas para el período siguiente. Si se acuerdan cese y nombramiento, distingue ambos acuerdos. Las fechas deben reflejar lo decidido y la ejecutividad legal desde el cierre, no una toma de posesión retroactiva inventada al redactar.

• Fecha y lugar de celebración, autor de la convocatoria y, en su caso, promotores.
• Carácter ordinario o extraordinario y primera o segunda convocatoria.
• Asistentes, cargos, propietarios representados y cuotas de participación.
• Propietarios privados de voto cuando corresponda y base del cómputo.
• Orden del día, acuerdos y resultado con nombres y cuotas cuando sean relevantes para su validez.
• Identidad del presidente designado, condición de propietario, duración y efectos del nombramiento.
• Cierre con las firmas de presidente y secretario y posterior remisión a los propietarios.

Modelo de acta: encabezado y asistentes

Los tres apartados siguientes forman un modelo orientativo para una junta sujeta a la LPH estatal. Completa los campos con datos reales, añade las filas necesarias y elimina las alternativas que no correspondan. Si hay otros asuntos en el orden del día, deben reflejarse también: este modelo no permite omitir el resto de acuerdos de la reunión.

COMUNIDAD DE PROPIETARIOS: [denominación y dirección]. ACTA DE LA JUNTA GENERAL [ORDINARIA / EXTRAORDINARIA], celebrada en [PRIMERA / SEGUNDA] convocatoria.

En [localidad], a [fecha], siendo las [hora], se reúne la junta en [lugar]. La convocatoria fue realizada por [nombre y condición de presidente o identificación de los promotores, según corresponda], con fecha [fecha], por los medios que constan en la documentación de la comunidad. La primera convocatoria se fijó para [fecha y hora] y la segunda para [fecha y hora, si procede].

Preside la reunión [nombre y condición] y actúa como secretario [nombre y condición]. Se comprueba la identidad de los asistentes, la titularidad de los propietarios representados y las representaciones aportadas. Se incorporan o conservan con la documentación de la reunión los escritos correspondientes.

Asisten personalmente o por representación [número] propietarios, cuyas cuotas suman [porcentaje] del total comunitario. Se identifican como privados del derecho de voto, por concurrir el artículo 15.2, los propietarios [relación y cuotas / ninguno]. La base de propietarios y cuotas con derecho a voto que se utilizará para cada acuerdo es [detalle]. Se comprueba la constitución de la junta conforme a la convocatoria efectiva y al artículo 16; en segunda convocatoria no se exige quórum de asistencia.

Modelo de acta: orden del día, votación y acuerdo

ORDEN DEL DÍA. Punto [número]: [renovación de la presidencia por finalización del mandato / cese anticipado y nombramiento de nueva presidencia / cobertura de vacante]. Se transcriben además los restantes puntos de la convocatoria: [relación].

DESARROLLO. Se expone [motivo del relevo y circunstancias relevantes, sin atribuir hechos o responsabilidades no acreditados]. Si procede acordar un cese anticipado, se somete a decisión la remoción de [nombre], con el siguiente resultado: [propietarios a favor y sus cuotas], [en contra y sus cuotas] y [abstenciones y sus cuotas]. Se deja constancia de [si alcanza o no la mayoría exigible y fundamento del cómputo].

NOMBRAMIENTO. Se proponen como candidatos los propietarios [nombres e identificación de su finca]. Se somete a votación la designación de [nombre]. El resultado consta en el cuadro inferior, con identificación de los propietarios y de las cuotas. Si se votan otras candidaturas, se añade el resultado de cada una. Si se aplica subsidiariamente turno o sorteo, se sustituye este apartado por la descripción de la regla, su fundamento y el procedimiento realmente seguido.

ACUERDO. Comprobado el resultado y la mayoría aplicable en [primera / segunda] convocatoria, [se aprueba / no se aprueba] el nombramiento de [nombre completo], propietario de [piso o local]. En caso de aprobación, la duración será de [período conforme a los estatutos o, en su defecto, un año], con los efectos acordados desde [fecha, respetando la ejecutividad legal del acuerdo]. Se hace constar [presencia y manifestaciones del designado / ausencia y comunicación que debe practicarse], sin convertir una fórmula de aceptación voluntaria en requisito general del nombramiento obligatorio.

RELEVO. Se acuerda organizar la entrega de documentación, llaves y asuntos pendientes en [fecha o plazo], con intervención de [personas y cargos]. Se encomienda [a quién] realizar las comunicaciones y trámites necesarios dentro de sus competencias y de lo efectivamente acordado. Este apartado no concede facultades ilimitadas para contratar, disponer de fondos o modificar otros acuerdos.

Modelo de acta: cierre y firmas

CIERRE. Finalizados los asuntos, se levanta la sesión a las [hora]. El acta se cierra en [lugar y fecha], al término de la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes, conforme al artículo 19.3 de la LPH. Se incorporará al libro de actas y se remitirá a los propietarios por el procedimiento legal correspondiente.

PRESIDENCIA DE LA REUNIÓN: [nombre, condición y firma]. SECRETARÍA DE LA REUNIÓN: [nombre, condición y firma]. Si una misma persona ejerce legalmente ambas funciones, debe quedar identificada esa doble condición.

La LPH exige las firmas del presidente y del secretario; no impone como regla general una tercera firma del nuevo presidente. Si el saliente presidió la reunión, es quien firma en esa condición. El criterio profesional publicado por el CGCAFE también distingue al presidente de la sesión de quien acaba de resultar elegido. Si hubo ausencia, sustitución o presidencia designada para esa reunión, debe reflejarse quién actuó y por qué.

Puede documentarse aparte la recepción de documentación o las manifestaciones del nuevo presidente. Esa constancia adicional no reemplaza las firmas de cierre. Si alguien se niega a firmar o discute lo ocurrido, no se debe firmar por él ni inventar una aceptación: hay que documentar la incidencia y revisar cómo corregirla.

Si nadie acepta: obligatoriedad y solicitud de relevo

El nombramiento es obligatorio conforme al artículo 13.2. Un propietario no queda exento automáticamente por vivir fuera, tener edad avanzada, trabajar mucho o alegar un problema de salud. Esas circunstancias pueden fundamentar una petición, pero hay que valorar su acreditación y la solución que corresponda. Tampoco debe confundirse una discapacidad o necesidad de apoyo con una prohibición general de ocupar el cargo.

La persona designada puede solicitar su relevo al juez dentro del mes siguiente a su acceso al cargo, invocando las razones que lo justifiquen. La ley habla de un mes desde el acceso, no de treinta días desde cualquier notificación. La petición debe plantearse ante el órgano judicial competente por el cauce del artículo 13.2 en relación con el 17.7. No equivale a una renuncia unilateral que deje a la comunidad sin representación.

El juez resuelve lo procedente y puede designar al propietario sustituto hasta una nueva elección en el plazo fijado. También puede acudirse al juez cuando resulte imposible para la junta designar presidente. Si nadie se ofrece, procede examinar la elección y, subsidiariamente, el turno o sorteo, sin atribuir automáticamente la presidencia a un profesional externo.

La comunidad puede contratar a un administrador cualificado para las funciones de administración o secretaría-administración previstas en la ley. Ese apoyo no elimina la presidencia ni la exigencia de que la ocupe un propietario. Presidencia y administración son cargos diferentes, aunque determinadas funciones puedan acumularse legalmente.

Plazos para cerrar, enviar y corregir el acta

En el régimen estatal, el acta debe cerrarse con las firmas correspondientes al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes. Desde su cierre los acuerdos son ejecutivos, salvo previsión legal contraria. No hay que esperar rutinariamente a la junta del año siguiente para que un nombramiento bien adoptado pueda desplegar sus efectos.

La remisión a los propietarios es una obligación, no una simple recomendación de cortesía. El artículo 19 remite al procedimiento del artículo 9, sin fijar un plazo general separado de diez o quince días para el envío. Conviene realizarlo sin demora y conservar constancia. El domicilio comunicado para notificaciones y, en su defecto, el piso o local determinan dónde practicarlas; el tablón no es un sustituto automático del intento de notificación exigido por la ley.

En Cataluña, el artículo 553-27 del Código Civil catalán establece autorización con firmas en cinco días y envío a todos los propietarios en diez días, contados desde el día siguiente a la reunión, además de requisitos propios de idioma y contenido. Esta diferencia es una razón concreta para adaptar la plantilla y no trasladar los plazos estatales a cualquier comunidad.

El artículo 19.3 permite subsanar determinados defectos cuando se cumplen sus requisitos. La subsanación debe hacerse antes de la siguiente junta, que deberá ratificarla. Corregir un error de transcripción no permite cambiar el sentido de una votación ni añadir un acuerdo nunca adoptado. El secretario custodia el libro y conserva durante cinco años convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.

Trámites del nuevo presidente y entrega de documentación

El relevo debe permitir conocer la situación real de la comunidad. Coordina con la secretaría y administración una entrega ordenada, identificando documentos recibidos y asuntos pendientes. Un recibí de entrega facilita esa comprobación, pero no tiene por qué convertirse en una aprobación indiscriminada de la gestión anterior.

Para actualizar la operativa bancaria, solicita a la entidad la documentación que exige para acreditar el nombramiento y las facultades de firma. Puede pedir el acta o una certificación y la identificación correspondiente. No des por hecho que cualquier banco cambiará las autorizaciones solo con una copia: comprueba antes sus requisitos.

El acuerdo se refleja en el libro de actas diligenciado por el Registro de la Propiedad; eso no significa que cada cambio de presidente tenga que inscribirse como un asiento registral independiente. Comunica el relevo a proveedores y otros interlocutores cuando sea necesario para la gestión y ajusta los accesos de forma controlada.

• Libro de actas, estatutos y relación de acuerdos pendientes de ejecutar.
• Estado de cuentas, presupuestos, cobros, deudas y pagos próximos.
• Contratos, seguros, mantenimiento y obras en curso.
• Reclamaciones, procedimientos, notificaciones y plazos abiertos.
• Llaves, documentación y autorizaciones de acceso que proceda entregar o actualizar.
• Constancia de la comunicación del nombramiento a los propietarios y de los trámites realizados.

Errores frecuentes y desacuerdos con el nombramiento

Los errores más importantes no son de estilo: omitir el punto en la convocatoria, contar mal las cuotas, ignorar una representación, atribuir voto a quien lo tiene suspendido o afirmar que cualquier candidato más votado resulta elegido. Revisa esas cuestiones antes de cerrar el documento. No alteres la fecha para aparentar que una formalidad se cumplió a tiempo.

La falta de una firma o una omisión debe examinarse según su alcance y las posibilidades legales de corrección. No es prudente afirmar que el acta «no vale nada» ante cualquier defecto, ni que todos los defectos son irrelevantes. Si hay discrepancias, conserva convocatoria, escritos de representación, resultados y comunicaciones; una corrección debe reflejar la realidad de la sesión.

La impugnación de acuerdos del artículo 18 es distinta de la solicitud de relevo personal del presidente. En el régimen estatal, la acción de impugnación caduca en general a los tres meses; si el acuerdo es contrario a la ley o los estatutos, al año. Para ausentes, el cómputo parte de la comunicación legal del acuerdo. Deben comprobarse legitimación, deudas y demás requisitos de ese artículo, no solo el plazo.

Impugnar no suspende por sí solo la ejecución: hace falta que el juez acuerde la medida cautelar correspondiente. Si el problema es incumplimiento del presidente, la junta puede tratar su remoción y la designación de sustituto; una reclamación de responsabilidad exige valorar hechos, daños y pruebas. Puedes consultar estos documentos con nuestro equipo de Derecho Civil.

Duración, reuniones y datos de contexto

La duración anual del cargo, salvo estatutos, y la obligación de celebrar al menos una junta anual son reglas legales, no estadísticas sobre cómo funcionan todas las comunidades. Pueden convocarse reuniones extraordinarias cuando exista necesidad, pero no hay una obligación general de hacerlas cada seis meses para cambiar la presidencia.

Como referencia histórica sobre la gestión comunitaria, una nota publicada por el CGCAFE el 5 de diciembre de 2024 reproduce datos de su estudio de morosidad de 2017: 38,43 % de comunidades afectadas y 1.601,23 millones de euros. Son cifras de ese período, no una medición actual ni un porcentaje de presidentes que incumplen sus funciones.

Para valorar un relevo importan más las cuentas, las incidencias documentadas y los acuerdos que una cifra general de viviendas en propiedad o de satisfacción con administradores. Si hay falta de comunicación o transparencia, concreta qué documentación falta y qué decisiones se solicitan a la junta. No confundas una queja sobre el administrador profesional con una destitución automática del presidente.