Cuatro preguntas que lo deciden todo
Antes de emitir la factura hay que responder cuatro cosas. Cambiar cualquiera de ellas cambia el resultado.
Con esas cuatro respuestas, la regla aplicable es casi siempre inequívoca.
- ¿Qué vendes: un bien o un servicio?
- ¿Dónde está el cliente: en la Unión Europea o fuera?
- ¿Es empresario o profesional, o es un particular?
- Si es empresario de la Unión, ¿está dado de alta en el censo VIES?
Servicios a empresas de la Unión Europea
Es el caso más frecuente en despachos, consultoras y profesionales.
Cuando el destinatario es un empresario o profesional establecido en otro Estado miembro, la regla general de localización sitúa la operación en la sede del destinatario, de modo que no se repercute IVA español.
Para ello hay que cumplir tres requisitos.
El cliente autoliquidará el impuesto en su país. Conviene guardar la captura o el justificante de la consulta al VIES en la fecha de la operación: es la prueba que se pide en una comprobación.
- Estar dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios y figurar en el censo VIES.
- Comprobar y conservar la verificación del número de operador intracomunitario del cliente en el VIES.
- Emitir la factura sin IVA, haciendo constar la mención de inversión del sujeto pasivo.
Servicios a particulares de la Unión Europea
Aquí la regla general se invierte: la operación se entiende realizada donde está establecido el prestador, de modo que se repercute IVA español.
Existen reglas especiales que desplazan esa conclusión, señaladamente para los servicios prestados por vía electrónica, de telecomunicaciones y de radiodifusión a consumidores finales, sujetos a un régimen propio con umbral y con la posibilidad de acogerse a la ventanilla única.
Si vendes servicios digitales a consumidores de varios países de la Unión, ese régimen es el que hay que estudiar antes de facturar.
Clientes fuera de la Unión Europea
En las entregas de bienes con destino fuera de la Unión estamos ante exportaciones, exentas del impuesto conforme a la Ley 37/1992, siempre que se acredite la salida efectiva de los bienes del territorio de la Unión.
La prueba documental es aquí lo decisivo: documento aduanero de exportación, documentación de transporte y cualquier justificante de la salida. Sin esa prueba, la exención decae en una comprobación.
En los servicios prestados a destinatarios establecidos fuera de la Unión, la regla general y las reglas especiales de localización determinan si la operación queda o no sujeta en el territorio de aplicación del impuesto. Conviene analizar el tipo concreto de servicio, porque las reglas especiales son numerosas.
Entregas de bienes a otros Estados miembros
Cuando se venden bienes a un empresario de otro Estado miembro, estamos ante una entrega intracomunitaria, exenta cuando se cumplen los requisitos previstos.
Los dos esenciales son que el adquirente comunique un número de operador intracomunitario válido, verificado en el VIES, y que se acredite el transporte de los bienes al otro Estado miembro.
La acreditación del transporte es el punto que más regularizaciones provoca. Conviene conservar cartas de porte, albaranes firmados y documentación del transportista.
Qué hacer antes de facturar
Un protocolo breve que evita la mayoría de los problemas.
- Identifica la naturaleza de la operación: bien o servicio.
- Solicita y verifica el número de operador intracomunitario del cliente en el VIES, y guarda la consulta.
- Comprueba tu propia alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios.
- Aplica la regla de localización que corresponda y documenta el motivo en la factura.
- Incluye en la factura la mención que proceda: inversión del sujeto pasivo, exención u operación no sujeta, conforme al Reglamento de facturación.
- Conserva la prueba del transporte cuando se trate de bienes.
- Declara la operación en los modelos correspondientes, incluida la declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias.
El error más caro
Facturar sin IVA a un cliente comunitario que no figura en el VIES.
Si el adquirente no aporta un número de operador intracomunitario válido, la operación no puede tratarse como intracomunitaria exenta, y la cuota no repercutida se reclama después al emisor de la factura, con los recargos e intereses correspondientes.
Comprobar el VIES lleva un minuto. No comprobarlo puede costar el importe íntegro del impuesto.
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Fuentes y fecha de revisión
Contenido contrastado el . La normativa y su aplicación pueden cambiar.